Revision

l tilknytning til den eksterne revision af Dogme-kommunerne har en Life-projektgruppe arbejdet med en ny revisionsmodel.

Formålet

Formålet med projektet er at udvikle en ny revisionsmodel, der inddrager kritikken af de hidtidige revisioner, og som kan anvendes til en videre diskussion af Dogme som en EMAS på byniveau.

Vidensindsamling/Baggrund for revisionsgruppens arbejde

Et centralt aspekt ved Dogme 2000-samarbejdsaftalen er, at der årligt gennemføres en ekstern revision, hvor det vurderes, om der er fremskridt i miljøarbejdet i forhold til de enkelte dogmer i den enkelte kommune. Den eksterne revision foretages af et akkrediteret miljørevisionsfirma.

Der har været kritik af de hidtidige revisioner, der er blevet udarbejdet for Dogmekommunerne. Kritikken har været rettet mod dels revisionsprocessen og dels vurderinger af den enkelte dogmer i revisionsrapporterne. Bl.a. er økologi ikke vurderet
ensartet i alle kommuner. F.eks. har de politiske hensigter i én kommune talt mere end høje økologiprocenter i en anden kommune.

De hidtidige revisioner viser, at revisionerne således ikke giver et tilstrækkeligt præcist billede af de miljømæssige fremskridt i Dogmekommunerne.

Samtidig har revisionsprocessen være for langstrakt og langsommelig, hvilket har betydet, at rapporterne er forelagt politikerne længe efter, at interviewene er foregået. Det understøtter også en fornemmelse, som nogle kommuner har, af, at den ene revision kommer lige i hælene på den anden.

Revisionsgruppen har på baggrund af en analyse af de tidligere revisionsprocesser udarbejdet forslag til ny revisionsmodel.

Test

Den nye revisionsmodel er testet i fem Dogme-kommuner. Resultaterne af revisionerne er efterfølgende analyseret, og den endelige revisionsmodel er udarbejdet og vedtaget.

For at gøre revisionerne ensartede og gennemskuelige, er der udarbejdet

• et proceduredokument, med retningslinier og hjælp til at gennemføre en revision. 
• et sæt baggrundsdokumenter, hvor hvert dogmepunkt er beskrevet og hvor der er formuleret retningslinier for, hvordan det enkelte dogme skal vurderes.

Udover at få styr på revisionsprocessen er der udarbejdet forslag til nye revisionsmetoder, som ligeledes er afprøvet i testen. Ved at have mulighed for at foretage revisionen på forskellige måder vil fornemmelsen af, at der afholdes revision hele tiden ligeledes afhjælpes.

De centrale nye metoder i revisionsmodellen, der er afprøvet, er:

• Intern revision, hvor kommunernes egne medarbejdere foretager revision hos hinanden. I testen er der foretaget intern revision i Fredericia kommune, hvor en medarbejder fra Ballerup og Herning kommuner var interne revisorer. 
• Revision af udvalgte temaer I Dogme-dokumentet med det formål at afprøve i hvilken udstrækning revisionerne kommer mere i dybden, når hele revisionen har fokus på dette ene tema. I Ballerup og Fredericia kommuner var økologi udvalgt som tema, og i Albertslund Kommune var forankring udvalgt som tema.

I testen er der i alle fem Dogme-kommuner gennemført en revision, hvor de nye dokumenter og metoder er anvendt, således at alle nye elementer i modellen mindst er afprøvet i én kommune.

Link:
· Testplan for revision

Resultater

Testen gav mange interessante resultater som sammen med diskussioner om Dogmesamarbejdets kultur, ligger til grund for færdiggørelse af den endelige revisionsmodel.
Af eksempler på resultater af testen kan nævnes:

• Den interne revision viste, at den interne revisionsrapport kvalitetsmæssigt kan sammenlignes med en ekstern, samt at intern revision er billigere end ekstern.
  Om intern revision i praksis kan lade sig gøre forudsætter, at der i de deltagende kommuner afsættes ressourcer til opgaven.
• De tematiserede revisioner viste, at det ikke er alle temaer i Dogme-dokumentet, der egner sig til at blive revideret via denne metode. Samtidig viste testen også, at det var tematiserede revisioner, der gav yderligere dybde og overblik.
• Brugen af proceduredokumentet viste, at revisionsforløbet, vurdering af dogmerne, samt rapporten blev mere ensartede og gennemskuelige. Samtidig var dokumentet et godt hjælperedskab for de kommunale tovholdere.
• Baggrundsdokumentet er primært anvendt til strukturering af rapporten, samt som guideline for hvordan de enkelte dogmer skal vurderes.

Links:
· Analyse af revisionstest
· Revisionsrapporter

Forslag til ny revisionsmodel

Den nye revisionsmodel består af følgende elementer som vist på illustrationen:

• Proceduredokument, hvoraf det fremgår, hvordan revisionen skal gennemføres.
  Herunder tidsplan for de enkelte aktiviteter i revisionen, en bruttoliste over revisionsmateriale som skal være tilgængelig for revisorerne.
• Baggrundsdokumenter for alle Dogme-punkter med retningslinier for revision af de enkelte dogmekrav og hvilke elementer der skal ligge til grund for vurdering af dogmet.
• Skabeloner til rapportskrivning og interviewprogram for at sikre en ensartet afrapportering.

Links:
· Proceduredokument
· Baggrundsdokumenter
· Skabelon til rapportskrivning
· Skabelon til interviewprogram

Den nye revisionsmodel bygger på følgende overordnede principper:

• Der skal foretages revision i alle Dogme-kommuner hvert år 
• Revisionen foretages af akkrediteret revisionsfirma 
• Hvert andet år gennemføres fuld revision af hele Dogmedokumentet 
• Hvert andet år har kommunerne valgfrihed til fortsat at vælge fuld revision eller en tematiseret revision, hvor et eller flere temaer udvælges 
• Revisionen udføres på baggrund af revisionsmodellen 
• Revisionerne gennemføres om efteråret 
• Revisionsrapporterne forelægges samlet for Styregruppen inden årets udgang til brug for gennemgang af ”året der gik”

Styrker og svagheder ved revisionsmodellen

Den nye revisionsmodel giver mere ensartethed i revisionsrapporterne, og gennemskuelighed i vurderingerne af hvert dogme. Modellen giver ligeledes en fælles forståelse for Dogme-formuleringerne, idet der er udarbejdet baggrundsnotater, hvoraf det fremgår, hvordan hvert Dogme skal revideres og vurderes. Det er ligeledes en styrke, at den enkelte Dogme-kommune har mulighed for øget fokusering på udvalgte dogmer hvert andet år.

Det er en svaghed ved modellen, at revisionsmodellen er afhængig af formuleringerne i Dogme-samarbejdsaftalen (de tre Dogmer), så når dogmerne ændres, skal baggrundsnotaterne ændres, så de passer til de nye formuleringer.

Kan Dogme 2000 blive første skridt mod en EMAS på byniveau?

Der er gennemført en systematisk sammenligning af EMAS og Dogme. Analysen er gennemført ved at sætte de to systemer over for hinanden med udgangspunkt i EMAS-systematikken. Det vil sige, at kravene i den del af EMAS bekendtgørelsen som omhandler selve systemdelen (svarende til ISO 1 .001) er opdelt i de enkelte aktivitetsafsnit.

Sammenligningen af de to systemer viser, at der på en lang række punkter er der lignende krav i EMAS og Dogme, selvom det helt grundlæggende er to forskellige størrelser. Begge systemer bygger på fremdrift og der skal kunne måles på forbedringerne. Både i EMAS og Dogme er der fokus på miljømål og – indsatsområder, men en forskel i de to systemer er tilgangen. I EMAS har organisationen et stort råderum til selv at fastlægge miljømål og dertil knyttet miljøaktiviteter. Hvor Dogme fastlægger specifikke indsatsområder, som kommunerne skal arbejde hen i mod.

Sammenligningen viser også, at der er områder i EMAS som Dogme ikke nævner som særlige krav. Det drejer sig bl.a. om dokumentstyring, driftsstyring, nødberedskab samt kravene om registreringer og evaluering af afvigelser. Derudover beskriver EMAS mere specifikt hvad man skal forholde sig til i forhold til organisationens kommunikation. Det skal dog nævnes, at det ikke betyder at der ikke sker aktiviteter i det daglige arbejde ude i kommunerne i relation til Dogme, som minder om aktiviteterne i EMAS områderne dokumentstyring, driftsstyring, registreringer og evaluering.

På tilsvarende vis er der elementer i Dogme, som ikke er med i EMAS. Det handler hovedsagelig om idegrundlaget for hele samarbejdet, hvor der er en forpligtelse til at arbejde bredt, opdyrke nye temaer og miljømål i fællesskab, samt ønsket om at få flere kommuner med ind i fællesskabet.

Indenfor de seks fokusområder, som er nævnt nedenfor vil de to systemer med fordel
kunne inspirere hinanden.

1. Kommunikation 
2. Lovgivning 
3. Ledelsens gennemgang 
4. Agenda 21 planer og helhed i miljøindsatsen
5. Det forpligtende miljøsamarbejde 
6. Styringselementer

På baggrund af den foretagne sammenligning og analyse vurderes det at Dogme 2000 godt kan være et første skridt på vejen mod en EMAS på byniveau.

Links:
 · Sammenligning af Dogme og EMAS
 · Sammenlignende analyse